Doanh thu đi nhiều ngả, rủi ro dồn về một chỗ

Tại Hội thảo “Quản trị rủi ro thuế thương mại điện tử” mới đây, ông Nguyễn Tiến Minh, Phó trưởng Thuế TP. Hà Nội cho biết quản lý thuế trên nền tảng số đang chuyển từ thủ công sang dựa trên dữ liệu định danh, giao dịch, hóa đơn điện tử và dòng tiền.

Thuế TP. Hà Nội hiện quản lý hơn 206.000 tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh thương mại điện tử, gần gấp ba lần năm 2024. Số thu năm 2025 đạt gần 52.000 tỷ đồng; sáu tháng đầu năm 2026 đạt hơn 24.700 tỷ đồng.

Ông Nguyễn Tiến Minh chỉ ra năm nhóm rủi ro phổ biến: chính sách, dòng tiền, hóa đơn, lưu trữ hồ sơ chứng từ và kê khai thuế. Không theo kịp chính sách có thể dẫn tới lập hóa đơn không đúng; dòng tiền thiếu tách bạch khiến doanh thu khó xác định.

Một lỗi dễ mắc là chỉ ghi nhận tiền do một sàn chuyển về, dù hàng được bán qua nhiều kênh. Ông Đặng Văn Thành, Phó chi cục trưởng Chi cục Thuế thương mại điện tử, Cục Thuế cho biết, ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng mỗi năm được xác định trên tổng doanh thu từ cửa hàng, sàn, nền tảng số và tất cả kênh bán hàng. Người bán phải tổng hợp đủ dữ liệu từng kênh.

Người bán cũng cần chú ý đến dòng tiền. Tài khoản vừa nhận tiền bán hàng, tiền COD, vừa chi tiêu cá nhân sẽ khiến đối soát khó khăn. Theo ông Nguyễn Tiến Minh, người điều hành doanh nghiệp và đứng tên hộ kinh doanh cần tách doanh thu, tài khoản, tài sản để xác định nghĩa vụ từng chủ thể.

Với hóa đơn, chứng từ, rủi ro là lập sai, lập thiếu hoặc không lưu tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Sai sót ảnh hưởng tới kê khai, xác định chi phí, nguồn hàng và hoàn thuế. Chỉ tập hợp dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu sẽ khiến người bán bị động.

Sàn nộp thuế thay, người bán chưa hết trách nhiệm

Theo ông Đặng Văn Thành, nền tảng có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh. Doanh thu cùng số thuế đã khấu trừ, nộp thay được tự động cập nhật vào tài khoản thuế điện tử, giúp người nộp thuế theo dõi và đối chiếu.

Cơ chế này không chuyển toàn bộ trách nhiệm sang sàn. Bà Nguyễn Thị Cúc - Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam cho biết, với nền tảng không có chức năng đặt hàng trực tuyến hoặc thanh toán, người bán vẫn phải tự kê khai, nộp thuế. Người vừa bán trực tiếp vừa bán online, khi đáp ứng ngưỡng doanh thu theo quy định, phải tổng hợp doanh thu để quyết toán thuế thu nhập cá nhân và được trừ phần sàn đã nộp thay.

Bên cạnh đó, nghĩa vụ hóa đơn cần được hiểu đúng. Ông Đặng Văn Thành cho biết hộ, cá nhân có doanh thu không quá 1 tỷ đồng mỗi năm không phải nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, nhưng có thể đăng ký tự nguyện. Với người thuộc diện phải lập hóa đơn, sàn nộp thuế thay không thay thế trách nhiệm này.

Bà Nguyễn Thị Cúc cho biết phần lớn sàn chưa nhận ủy nhiệm lập hóa đơn, nên hộ, cá nhân thuộc diện thực hiện vẫn phải xử lý theo từng giao dịch. Bà kiến nghị chỉ yêu cầu hóa đơn khi người mua cần hạch toán chi phí, chứng minh nguồn gốc hoặc với hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu; giao dịch tiêu dùng khác không phải lập riêng. Đây là đề xuất chính sách, không phải quy định đang áp dụng.

Khi số liệu doanh thu sàn chuyển không khớp thực tế, ông Đặng Văn Thành hướng dẫn người bán liên hệ sàn để đối chiếu. Nếu dữ liệu kê khai sai, sàn phải kê khai bổ sung, điều chỉnh và cập nhật lại cho cơ quan thuế. Người bán nên lưu chứng từ thanh toán, đối soát COD và lịch sử điều chỉnh làm căn cứ.

Bà Nguyễn Thị Hải Yến, đại diện MISA cho biết nhiều chủ shop quản lý đơn hàng rời rạc, đối soát COD phức tạp, tồn kho thiếu chính xác và phần mềm chưa đồng bộ. Nhập liệu lặp lại dễ tạo chênh lệch giữa số bán thực tế, dòng tiền và dữ liệu kê khai.

Cơ quan thuế quản lý rủi ro bằng cách đối chiếu dữ liệu từ tờ khai, sàn thương mại điện tử, hóa đơn điện tử, ngân hàng và đơn vị vận chuyển. Theo ông Đặng Văn Thành, các nguồn dữ liệu này được liên kết thông qua mã số thuế, số định danh cá nhân, tài khoản nhận tiền, thông tin chủ shop và địa chỉ kinh doanh. Nếu doanh thu không khớp với hóa đơn hoặc tờ khai, người nộp thuế có thể được yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra.

Quản trị rủi ro thuế không nên bắt đầu khi nhận thông báo đối chiếu, người bán cần cập nhật chính sách, tổ chức sổ sách, tổng hợp doanh thu mọi kênh, tách bạch dòng tiền, lưu chứng từ, kê khai và nộp thuế đúng hạn. Dữ liệu được chuẩn hóa hàng ngày là lớp bảo vệ thiết thực nhất khi phải giải trình. Đó là nền tảng kinh doanh bền vững.