Để bớt mệt mỏi khi phải họp nhiều

Một khi đã làm việc, hiếm ai tránh được các buổi họp, nhất là những người làm việc trí óc đòi hỏi sự tương tác của tập thể – như làm báo chẳng hạn. Thực ra, nếu được tổ chức hợp lý, khoa học, một buổi họp thường giúp công việc trôi chảy hơn, mang lại nhiều kết quả hơn.

Tuy vậy, rất nhiều người trong số chúng ta sợ một lịch làm việc đầy kín. Họp quá nhiều lại khiến người ta sao nhãng thay vì tập trung. Có đến 67% người dự họp liên tục không thể đưa ra sáng kiến mới, theo một khảo sát có gần 2.000 người tham dự do công ty tư vấn về tổ chức Korn Ferry thực hiện vào năm 2019, được tờ báo Huffpost trích dẫn gần đây.

Và họp liên miên không chỉ khiến người ta cảm thấy lo lắng. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng ngồi họp liên tục trong khi không được giải lao có ảnh hưởng không tốt đến chức năng hoạt động của não người.

Căng thẳng tăng mạnh khi họp liên tục

Năm 2021, các nhà khoa học thuộc Phòng thí nghiệm các yếu tố con người của Công ty Microsoft yêu cầu 14 người tham gia một cuộc họp qua video. Người tham dự mang dụng cụ đo điện não đồ để kiểm tra hoạt động của não. Vào hôm thứ Hai, một số người tham gia phải dự bốn cuộc họp kế tiếp nhau – mỗi cuộc dài nửa tiếng – và không nghỉ giải lao; trong khi số còn lại cũng dự bốn cuộc họp cũng kéo dài nửa giờ đồng hồ nhưng có nghỉ giải lao 10 phút giữa hai cuộc họp. Sau đó, hai nhóm đổi quy tắc họp cho nhau vào ngày thứ Hai của tuần kết tiếp.  

Kết quả điện não đồ cho thấy dao động sóng beta tăng mạnh trong não ở nhóm người không được nghỉ giải lao, nghĩa là mức độ căng thẳng của họ tăng mạnh. Nhóm nghiên cứu còn nhận ra rằng chỉ riêng việc bắt buộc phải dự cuộc họp tiếp theo cũng khiến hoạt động sóng beta tăng mạnh trong thời gian chuyển tiếp giữa hai buổi họp. 

Trong nghiên cứu khác của Microsoft thực hiện trong năm qua, người ta cũng thấy kết quả tương tự khi hoạt động của sóng beta tăng lên trong não người họp liên tục không giải lao. Trong khi đó, đối với người dự họp được nghỉ giữa giờ 10 phút, sóng beta lại ổn định. 

Xin nói thêm một chút về sóng beta (sóng có tần số từ 12-30 Hertz). Đây là loại sóng gắn với trạng thái tỉnh táo ở con người, tư duy logic cần thiết để họ hoạt động hiệu quả trong cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, nếu sóng beta vượt quá mức cho phép bình thường, con người dễ bị căng thẳng và bất an. 

Trong công trình nghiên cứu trên, các nhà khoa học ghi nhận sự khác biệt giữa hoạt động sóng alpha trái và phải tại vùng trước của não – được biết đến như là vùng alpha trước bất đối xứng có thể xác định được mức độ tham gia của trí não vào một việc nào đó. 

Người tham gia cuộc họp có thời gian giải lao sẽ cải thiện trạng thái vùng alpha trước bất đối xứng, giúp họ ngồi họp nhiệt tình hơn. Trong khi đó, người họp không được giải lao lại mang tâm trạng chán nản, muốn cuộc họp kết thúc ngay. 

Họp nhiều phải nghỉ giải lao

Laura Vanderkam – một chuyên gia về quản lý thời gian – cho biết nhóm được nghỉ giải lao cảm thấy tinh thần họ tốt hơn là điều bình thường. “Đúng là như vậy”, bà nói.  

Theo Vanderkam, trong các buổi hợp chúng ta đều tự nghỉ giải lao bằng cách này hay cách kia, có điều nhiều khi không ý thức được chúng ta đang làm điều này. Chọn thời điểm và cách nghỉ giải lao sẽ tăng cường hiệu quả việc giải lao và giúp tinh thần phấn chấn trở lại, chuyên gia này cho biết.  

Tất nhiên, công trình nghiên cứu nói trên của Microsoft cũng có giới hạn rõ ràng. Đó là nghiên cứu này có ít người tham gia. Tuy nhiên, kết quả của nó tương đồng với các công trình có quy mô lớn hơn vốn cho rằng công việc quá tải khiến nhiều nhân viên làm việc kém hiệu quả và kém vui. Họ cảm thấy lịch làm việc của họ lấn át cả cuộc sống. 

Ví dụ như trong một khảo sát gồm 76 công ty, các nhà nghiên cứu về quản lý nhận thấy hiệu quả làm việc của nhân viên tăng hơn gấp đôi khi giảm 40% các cuộc họp. 

Trong một bài đăng trên tạp chí Harvard Business Review, nhóm nghiên cứu cho biết lý do của sự cải thiện là vì phần lớn nhân viên cảm thấy được trao quyền và tự do hơn. Thay vì phải nhất nhất tuân theo lịch trình cứng nhắc, họ tự đưa ra thời khóa biểu cho mình và tự chịu trách nhiệm với lịch làm việc của họ. Như vậy, mức độ hài lòng của họ tăng 52%. 

Tận dụng giờ giải lao giữa buổi họp

Các chuyên gia khuyên chúng ta rằng để tận dụng giờ giải lao, cần cưỡng lại cám dỗ của việc lướt các mạng xã hội hoặc kiểm tra hộp thư điện tử. 

Theo chuyên gia Vanderkam, nhiều người kiểm tra hộp thư điện tử trong buổi họp như một cách giải lao. Tuy nhiên, vẫn sẽ tốt hơn nếu họ xử lý cùng lúc các thư điện tử vào một số thời điểm hợp lý trong ngày hoặc trước khi có một buổi họp khác. Vanderkam khuyên nên sử dụng thời gian ít ỏi nghỉ giải lao để tạo thêm phấn chấn, như đi dạo 10 phút bên ngoài chẳng hạn. 

Huấn luyện viên sức khỏe toàn diện kiêm giảng viên dạy tư duy Rosie Acosta đưa ra công thức thư giãn như sau. Hãy hít vào trong ba giây và thở ra kéo dài sáu giây và hãy lặp lại các động tác trên đến mức cần thiết cho mỗi người.  

Theo Acosta, chỉ cần thực hiện từ ba đến năm lần sẽ có hiệu lực giải tỏa căng thẳng. Đa số chúng ta ngồi lâu trước máy tính. Nếu vậy, cần dành thời gian đứng dậy và vươn vai. “Cách tốt nhất là gạt bỏ những điều gây sao nhãng”, Acosta khuyên. 

Và nếu bạn là giám đốc hay quản lý công ty, cần tránh cho nhân viên những cuộc họp marathon liên tục và dành thêm thời gian nghỉ giải lao trong các cuộc họp. 

Để một lần nghỉ giải lao 10 phút đạt hiệu quả, các buổi họp nên bắt đầu vào đầu mỗi giờ (ví dụ đúng 9 hay 10 giờ sáng, hay đúng 1 giờ hay 2 giờ trưa) và kết thức sớm hơn 10 đến 15 phút so với giờ dự kiến.

Lợi ích lớn nhất của điều này là gì? Thà dành một ít thời gian để nghỉ ngơi đúng mức còn tốt hơn là dồn hết sức lực để họp liên tục. Bởi vì nghỉ ngơi vài phút có thể tạo ra sự khác biệt lớn làm giảm mức độ căng thẳng và tăng khả năng tập trung của người dự họp.   

Acosta cho rằng khi tập trung cao độ vào một công việc, cơ thể sẽ gánh áp lực lớn khiến chúng ta phải nén hơi thở, rồi sau đó gánh áp lực suốt cả ngày. “Nếu được nghỉ giải lao ít phút để hít thở hay thả lỏng vai, cơ thể sẽ có được không gian cần thiết để nghỉ ngơi”, bà nói. 

Theo Linh tế Sài Gỏn