Vì sao trước đây linh hoạt được, còn 2026 thì không?

Trong cơ chế thuế khoán nhiều năm qua, số thuế phải nộp được ấn định trước dựa trên quy mô, mặt hàng, địa điểm kinh doanh. Hóa đơn với hộ khoán chỉ phát sinh khi khách cần, hoặc từng lần có yêu cầu nên cơ quan thuế không có dòng dữ liệu liên tục để đối chiếu. Khoảng trống đó tạo nên tâm lý “xuất khi nào cũng được”, thậm chí có nơi để dồn 3-4 giao dịch thành một hóa đơn cho gọn.

Nhưng lộ trình mà ngành thuế, Bộ Tài chính công bố, từ mốc 1/6/2025 bắt buộc nhóm hộ doanh thu từ 1 tỉ đồng/năm dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, tiến tới 1/1/2026 xóa khoán toàn bộ đã thay đổi nền tảng quản lý: thay vì ấn định thì chuyển sang quản lý theo dòng dữ liệu thời gian thực. Mỗi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đều được đẩy về cơ quan thuế, ngày giờ lập hóa đơn được ghi nhận, phần mềm đối chiếu được với ngày giao dịch và với dòng tiền thanh toán qua ngân hàng.

Khi nhiều cửa trở nên “điện tử hóa” cùng lúc (máy tính tiền, hóa đơn E, tài khoản nộp thuế điện tử), khả năng nhận diện hóa đơn lùi ngày, hóa đơn gộp hoặc hóa đơn không khớp thời điểm giao dịch sẽ cao hơn hẳn so với cơ chế thuế khoán.

Tại talkshow với chủ đề: "Từ 1/1/2026, hộ kinh doanh nộp thuế sao cho thuận lợi?", do Báo Người Lao Động tổ chức mới đây, ông Nguyễn Tiến Dũng, Phó trưởng Thuế TP. HCM, cho biết theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Trường hợp người cung cấp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn ngay khi thu tiền, ngoại trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng bảo đảm thực hiện hợp đồng cho những dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật hay lập dự án đầu tư.

Theo ông Dũng, việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn là rất quan trọng để tránh bị xử phạt hành chính. Hộ kinh doanh cần hiểu rõ quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực thuế, bao gồm các hành vi bị xử lý, tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ.

"Khi đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc quyền sử dụng, phải lập hóa đơn đúng thời điểm, không chờ khách thanh toán mới xuất hóa đơn. Tương tự, với dịch vụ có thu tiền trước thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, không đợi đến khi dịch vụ hoàn tất" - ông Dũng nhấn mạnh.

Ba kiểu sai thời điểm lập hóa đơn sẽ lộ rất nhanh

Thứ nhất là giao hàng hôm nay, xuất hóa đơn ngày khách trả tiền. Đây là thói quen phổ biến của các hộ làm dịch vụ, trang trí, sửa chữa, thậm chí bán sỉ: sợ xuất trước rồi khách không thanh toán, hoặc muốn trùng ngày tiền về ngân hàng cho dễ đối chiếu. Nhưng theo hướng dẫn mới về hóa đơn điện tử và cũng là điều được chuyên gia thuế nhắc tại buổi talkshow, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước thì ngày thu tiền là ngày lập hóa đơn; không có chuyện “đợi khách chuyển rồi mới xuất”. Khi hóa đơn gắn với máy tính tiền và tài khoản ngân hàng, việc xuất trễ một, hai ngày sẽ hiện lên rõ trên hệ thống.

Thứ hai là gộp nhiều giao dịch nhỏ thành một hóa đơn cuối ngày/cuối tuần. Nhiều tiểu thương chợ đầu mối, shop thời trang, quán ăn phục vụ khách công ty vẫn làm vậy cho đỡ… mệt. Với hóa đơn điện tử kết nối cơ quan thuế, hành vi gộp này tạo ra khoảng trống doanh thu trong ngày, trong khi máy POS, chuyển khoản hoặc đơn hàng online lại cho thấy doanh thu có phát sinh. Bên cạnh đó, từ 2025 nhiều nhóm hộ bắt buộc dùng hóa đơn từ máy tính tiền, loại hóa đơn này về bản chất sinh theo giao dịch, nên việc “gộp” sẽ khó làm hơn và dễ bị truy ngược.

Thứ ba là lùi/nhảy ngày hóa đơn để khớp với sổ tay thu chi. Khi còn khoán, nhiều hộ ghi sổ tay theo dòng tiền mặt thực tế, cuối tháng mới tính lời lỗ. Sang năm 2026, dữ liệu lập hóa đơn sẽ được ghi nhận bằng mốc thời gian trên hệ thống thuế chứ không theo sổ tay. Nếu một hóa đơn được lập sau thời điểm giao hàng vài ngày, trong khi cùng khách đó lại kê khai chi phí đúng ngày nhận hàng, thì đây là “điểm đỏ” để cơ quan thuế hỏi lại. Những trường hợp này trước kia khó phát hiện vì dữ liệu nằm rải rác, nhưng khi tất cả lên nền điện tử, chuyện phát hiện chỉ là thao tác lọc và đối chiếu.

Hộ kinh doanh cần làm gì ngay trong năm 2025?

Điều quan trọng nhất là đổi thói quen xuất hóa đơn ngay sau giao dịch. Không cần đợi văn bản hướng dẫn mới rồi mới làm, vì nguyên tắc này đã nằm trong luật, nghị định. Kế đến, mỗi hộ nên chọn một công cụ ghi nhận doanh thu cố định (phần mềm bán hàng, máy tính tiền, hoặc đơn giản là app hóa đơn của nhà cung cấp) để ngày - giờ bán hàng và ngày – giờ lập hóa đơn trùng nhau.

Với những hộ bán online, bán qua nhiều kênh, nên tách rạch ròi ngày giao hàng và ngày khách chuyển khoản để nếu khách trả trễ thì vẫn xuất hóa đơn tại ngày giao hàng, sau đó hạch toán công nợ.

Một việc cần thiết khác là nên dành thời gian làm việc trước với chi cục thuế, đúng như ngành thuế nói “cầm tay chỉ việc” để nghe hướng dẫn về xử lý hóa đơn sai sót, vì càng gần mốc 1/1/2026, hệ thống càng siết, việc xin điều chỉnh sẽ tốn thời gian hơn.