Số hóa vận hành nhà chung cư giúp minh bạch thông tin

Vì vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ sẽ giúp minh bạch tất cả hoạt động và giảm thiểu tranh chấp tại dự án chung cư cao tầng.

Nhiều bất cập trong quản lý, vận hành

Ông Nguyễn Đức Tiến - Trưởng ban quản trị chung cư số 54 Hạ Đình (Thanh Xuân, Hà Nội) cho biết, thời gian qua, giữa chủ đầu tư và cư dân dự án này xảy ra nhiều mâu thuẫn dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện kéo dài. Một trong những khúc mắc lớn nhất có thể kể đến là sự không minh bạch của chủ đầu tư trong việc quản lý, sử dụng phần diện tích chung, riêng (gồm đường giao thông nội bộ, hệ thống cây xanh dự án, sân chơi công cộng, nhà sinh hoạt cộng đồng...).

Cùng với đó, Ban quản trị cũng gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, do hầu hết người tham gia đều lớn tuổi, đã nghỉ hưu khó có khả năng tiếp cận, sử dụng những sản phẩm công nghệ để điều hành, việc truyền đạt thông tin vẫn sử dụng theo cách truyền thống (gọi điện, bảng tin công cộng...). Tiếp cận thông tin từ chủ đầu thông qua sản phẩm công nghệ cũng bị chậm hơn và mất nhiều thời gian, dẫn đến việc không kịp thời thống nhất nội dung, ý kiến để triển khai thực hiện giữa cư dân và chủ đầu tư...

“Qua thực tế, chúng tôi nhận thấy xảy ra nhiều khúc mắc không chỉ giữa cư dân với chủ đầu tư, mà giữa cư dân với Ban quản trị. Ví dụ như một số nội dung thu - chi thành viên Ban quản trị phải gặp từng gia đình để giáp đáp thắc mắc; hay ngay cả vấn đề liên quan đến quyền lợi của cư dân ở dự án, nhưng nhiều người cũng không nắm được rõ ràng, chính xác, một trong những nguyên nhân là do đang thiếu công cụ số hóa trong vận hành” - ông Tiến chia sẻ.

Theo đánh giá, phát triển nhà chung cư không chỉ để tiết kiệm quỹ đất ngày càng bị thu hẹp do tốc độ tăng dân số ngày càng nhanh mà còn góp phần tạo ra kiến trúc, cảnh quan đô thị khang trang, cuộc sống văn minh, hiện đại. Tuy nhiên, thời gian qua xuất hiện nhiều hạn chế, bất cập trong việc quản lý vận hành, sử dụng nhà chung cư.

Điển hình là việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, kinh phí quản lý vận hành, một số chủ đầu tư chưa đủ năng lực thực hiện dự án, chuyển nhượng không đúng quy định, vi phạm quy định pháp luật về đầu tư xây dựng, nhà ở, phòng cháy - chữa cháy, không công khai đầy đủ thông tin và những thay đổi của dự án trong quá trình thực hiện đầu tư...

Ban quản trị hay đơn vị vận hành không đủ năng lực hoạt động, thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định, có dấu hiệu vụ lợi, thiếu minh bạch trong việc thu chi, công khai tài chính theo quy định…

Giải pháp về số hóa

Qua quá trình phát triển, công tác quản lý, vận hành nhà chung cư đã trải qua nhiều mô hình khác nhau, đầu tiên là chủ đầu tư trực tiếp vận hành (chủ đầu tư thành lập một công ty quản lý hoặc thuê đơn vị thứ ba), sau đến mô hình quản lý thông qua Ban quản trị do cư dân tự bầu lên.

Nhìn chung các mô hình này đều nảy sinh những bất cập dẫn đến xảy ra mẫu thuẫn, tranh chấp. Mới đây, có ý kiến cho rằng nên nghiên cứu và thử nghiệm việc quản lý, vận hành nhà chung cư giao cho chính quyền địa phương nơi có chung cư đang hoạt động, tuy nhiên theo các chuyên gia, vấn đề quan trọng nhất vẫn là phải minh bạch thông tin.

“Tôi cho rằng, vấn đề quan trọng nhất vẫn phải minh bạch tất cả thông tin. Nhưng để làm được điều đó cần một phần mềm công nghệ hiện đại riêng để nâng cao hiệu quả quản lý cho mỗi tòa nhà” - chuyên gia về quy hoạch đô thị, KTS Trần Tuần Anh nhìn nhận.

Trên thực tế, một đơn vị khi tiếp nhận quản lý toàn bộ hệ thống vận hành của tòa nhà chung cư sẽ không thể tránh khỏi những khó khăn, vấn đề phát sinh. Thời đại công nghệ 4.0 lên ngôi đang dần thay đổi thói quen làm việc và vận hành, việc quản lý tòa nhà cũng không nằm ngoài xu hướng chung ấy, từng bước đưa vào công tác quản lý vận hành tòa nhà, giúp quy trình quản lý đạt hiệu quả, chất lượng cao nhất.

Hiện nay, trên thị trường, nhiều DN đã rất thành công trong việc số hóa vào công tác quản lý, vận hành nhà chung cư, như: Vingroup, Sun Group... thông qua hệ thống phần mềm riêng cho từng dự án. Qua đó, đã hạn chế được tối đa những mâu thuẫn, tranh chấp thường xảy ra ở các dự án chung cư cao tầng khác.

Ông Trần Nghĩa - Công ty Bifamland (đơn vị tham gia tư vấn vận hành và bán hàng của Vingroup) cho biết, các dự án của Vingroup đều sử dụng công nghệ IoT để thu thập dữ liệu. Dữ liệu để quản lý, vận hành được xây dựng dựa trên 4 nền tảng cốt lõi: Smart Home (căn hộ thông minh), Smart Security (an ninh thông minh), Smart Community (cộng đồng thông minh), Smart Management (vận hành thông minh).

Đây là mô hình đô thị được nhiều nước tiên tiến trên thế giới áp dụng như: Singapore, Nhật Bản hay khu vực Âu Mỹ... Với ứng dụng hiện đại, thông minh, cư dân dễ dàng tương tác, tối giản thao tác, tiết kiệm thời gian, tối đa sự chính xác và chất lượng cuộc sống được nâng cao.

“Các dữ liệu tại đô thị bao gồm: Người dân, thiết bị, tài sản… tất cả sẽ được phân tích, xử lý để giám sát và quản lý, như hệ thống giao thông, điện nước, chất thải, phát hiện tội phạm, quản lý thư viện, trường học, bệnh viện… được tích hợp trong toàn đô thị nhằm mang đến một cuộc sống chất lượng nhất cho cư dân. Qua đó giúp minh bạch tất cả thông tin về quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên liên quan” - ông Nghĩa phân tích.

Tại Việt Nam, những năm gần đây, xu hướng áp dụng công nghệ trong quản lý bất động sản được xem là một trong những giải pháp nâng cao khả năng vận hành của dự án, góp phần làm nên khác biệt cho tiêu chuẩn về dịch vụ quản lý bất động sản chuyên nghiệp, chìa khóa nâng cao giá trị cạnh tranh cho các đơn vị kinh doanh lĩnh vực này.

Đồng thời, yếu tố công nghệ được xem là giá trị cộng thêm cho chủ đầu tư và cư dân, ứng dụng công nghệ trong hệ thống quản lý chung cư giúp đơn vị quản lý thực hiện tốt các công việc như quản trị khách hàng, cư dân; quản lý dịch vụ, công nợ, biểu mẫu tài liệu, tài sản - thiết bị, kỹ thuật (bảo trì, bảo dưỡng); thống kê, báo cáo...

Có thể khẳng định, hệ thống công nghệ quản lý chung cư đã tạo ra những giá trị lợi ích vô cùng to lớn, tối ưu hóa công tác quản lý một cách dễ dàng, vừa tiết kiệm nguồn nhân lực, giảm thiểu những chi phí không đáng có. Vì vậy, cho dù áp dụng mô hình quản trị nào, thì việc số hóa trong công tác quản lý, vận hành sẽ góp phần giảm thiểu mâu thuẫn, tranh chấp có thể xảy ra ở các dự án chung cư.